Bail commercial - Cas Négociation Bail Bureaux
Renouvellement d'un bail de bureaux – analyse et négociation
Mission LEROXAM : Étude de la valeur locative, du positionnement contractuel et des marges de négociation afin de sécuriser le renouvellement.
Le contexte
La société X, entreprise de services occupant environ 1 500 m² de bureaux en Île-de-France, arrivait à l'échéance de son bail.
Le loyer annuel contractuel s'élevait à environ 450 000 € HT HC, auquel s'ajoutaient les charges, la taxe foncière et les autres coûts liés à l'occupation.
La société X souhaitait rester dans les locaux, adaptés à son activité, mais considérait que les conditions économiques du bail n'étaient plus en ligne avec le marché.
Le bailleur, la société Y, souhaitait pour sa part sécuriser le renouvellement sans consentir une baisse significative du loyer.
L'analyse menée par LEROXAM
LEROXAM a été mandaté par le preneur afin de déterminer la valeur locative réellement négociable et d'établir le coût comparé des différents scénarios pour le bailleur.
L'analyse a notamment porté sur :
- les offres concurrentes disponibles dans le même immeuble et dans son environnement immédiat ;
- les loyers faciaux et les loyers économiques après prise en compte des mesures d'accompagnement ;
- l'augmentation des franchises de loyers, participations aux travaux et autres avantages consentis aux nouveaux utilisateurs ;
- le délai probable de recommercialisation des locaux en cas de départ de X ;
- les travaux et CAPEX nécessaires avant relocation ;
- les honoraires du commercialisateur supportés par le bailleur ;
- les périodes de vacance pendant lesquelles Y aurait continué à supporter certaines charges ;
- la taxe foncière et les coûts non récupérables pendant la vacance ;
- le risque de devoir consentir, à un nouveau locataire, des mesures d'accompagnement supérieures à celles proposées à X.
Le raisonnement de négociation
LEROXAM a volontairement déplacé la discussion du seul loyer facial vers le coût économique global du renouvellement.
La société X a demandé une diminution du loyer d'environ 30 %.
Cette demande a été étayée par plusieurs éléments objectifs.
Les locaux disponibles dans le même immeuble étaient proposés à des niveaux sensiblement inférieurs au loyer en vigueur de X. De plus, les transactions récentes faisaient apparaître des mesures d'accompagnement plus importantes qu'au moment de la signature du bail initial.
Pour X, ces mesures auraient permis de neutraliser en grande partie le coût d'un déménagement vers un immeuble concurrent.
Pour Y, un départ de X aurait au contraire généré plusieurs coûts cumulés :
vacance locative + travaux de remise à niveau + honoraires de commercialisation + mesures d'accompagnement du nouveau preneur + charges et fiscalité supportées pendant la période de vacance.
L'analyse démontrait ainsi qu'une baisse significative du loyer pouvait rester économiquement plus avantageuse pour le bailleur qu'une relocation.
La stratégie proposée par LEROXAM
La négociation a été construite autour d'un compromis simple :
une diminution immédiate du loyer en contrepartie d'une visibilité locative plus longue pour le bailleur.
X acceptait de confirmer son implantation dans l'immeuble et de prendre un engagement de six ans, tandis que Y consentait à repositionner le loyer au niveau réellement constaté sur le marché.
Résultat
La négociation a permis d'aboutir à :
-30 % sur le loyer annuel, soit un loyer ramené d'environ 450 000 € à 315 000 € HT HC par an.
Pour la société X :
135 000 € d'économie annuelle, soit environ 810 000 € sur six ans, hors indexation et hors autres améliorations contractuelles.
Pour la société Y :
un locataire conservé, six années de visibilité locative, aucune période de vacance, aucun coût de remise en état ou de commercialisation et aucun risque lié à la recherche d'un nouvel utilisateur.
Ce que démontre ce cas
Un renouvellement de bail ne doit pas être analysé uniquement à partir du loyer figurant dans le contrat.
La véritable marge de négociation dépend aussi :
du marché locatif, du coût d'une relocation, des mesures d'accompagnement, du délai de commercialisation, des CAPEX, des honoraires et du risque de vacance.
Pour le preneur comme pour le bailleur, l'enjeu consiste à raisonner en coût économique global.
Encadré de synthèse pour le site
Situation
Renouvellement d'un bail de bureaux de 1 500 m².
Enjeu
Un loyer devenu supérieur aux conditions économiques du marché.
Intervention LEROXAM
Analyse des comparables, des mesures d'accompagnement et du coût d'une relocation pour le bailleur ; préparation et conduite de la négociation.
Résultat
-30 % de loyer
135 000 € d'économie/an
810 000 € d'économie sur 6 ans*
Nouveau bail avec engagement de 6 ans
* hors indexation et autres économies contractuelles.